Gjennomføring av ph.d.-utdanningen

Opplæringsdelen

Det er fakultetene som bestemmer hvilke elementer som inngår i opplæringsdelen. Kravene til innhold og omfang vil derfor kunne variere mellom de ulike studiene. Krav om opplæring i vitenskapsteori og etikk, samt i metode er felles for alle studiene. De resterende studiepoengene representerer tematiske/valgfrie kurs på ph.d.-nivå. Fakultetene fører katalog over de emnene som tilbys for hvert ph.d.-studium. Informasjon om de forskjellige studienes opplæringsdel og obligatoriske og valgfrie emner som tilbys finnes på ph.d.-programmenes nettsider.

Kurs fra eksterne institusjoner kan også inngå i opplæringsdelen. Dersom eksterne kurs skal inngå i opplæringsdelen må disse godkjennes av doktorgradsutvalget på forhånd.

Veileder(e) skal involveres i utvelgelsen av emner ved å foreslå emner og diskutere hva som er mest nyttig og praktisk mulig.
 

Veiledning

Ph.d.-graden er en veiledet forskerutdanning. Kandidaten skal ha jevnlig kontakt med sine veiledere, og inngå i et aktivt forskningsmiljø. Kandidaten skal ha minst to veiledere, hvorav den ene skal oppnevnes som hovedveileder med hovedansvar for faglig oppfølging. Minst én av veilederne skal være ansatt ved Universitetet i Stavanger.

Alle veiledere skal ha doktorgrad eller tilsvarende kompetanse innenfor fagfeltet og være aktive forskere. Minst én av de oppnevnte veilederne skal ha ledet minst én kandidat gjennom et ph.d.-løp, fra start til disputas. Hvis kravet ikke kan oppfylles, plikter oppnevnte veiledere å gjennomføre opplæring som veileder av ph.d.-kandidater i løpet av de første to årene av ph.d.-veiledning (jf. ph.d.-forskriften § 3-2). Les om UiS sitt veilederutviklingskurs SQP.

I Avtale ved opptak til ph.d.-utdanningen står det at veileder skal:

• gi råd om formulering og avgrensing av tema og problemstilling samt  drøfte og vurdere hypoteser og metoder
• drøfte opplegg og gjennomføring av fremstillingen (disposisjon, språklig form, dokumentasjon m.v.)
• drøfte resultater og tolkningen av disse
• holde seg orientert om fremdriften i kandidatens arbeid og vurdere den i forhold til planlagt fremdrift (jf. den godkjente ph.d.-planen)  
• hjelpe med å føre kandidaten inn i relevante vitenskapelige miljøer, herunder legge til rette for utenlandsopphold under gjennomføringen av avhandlingen
• gi kandidaten veiledning i faglig formidling
• gi veiledning i forskningsetiske spørsmål knyttet til avhandlingen
   

Veileders overordnede ansvar er å sikre at kvaliteten på det faglige produktet blir best mulig innenfor den tidsrammen som er satt for ph.d.-studiet. I tillegg skal veileder holde kandidaten løpende informert om forhold av betydning for gjennomføring av studiet, og han/hun skal være med å legge til rette for at kandidaten får et utenlandsopphold ved en institusjon som kan bidra faglig til aktuelt prosjekt.

Både veileder og kandidat skal levere årlig fremdriftsrapport (separat) på fastsatt skjema.

Ved langvarig sykdom hos oppnevnt veileder har instituttleder, i samarbeid med faglig leder for aktuelt ph.d.-studium, ansvar for å etablere et midlertidig veiledningsforhold.

Skifte av veileder
Det er naturlig at det i løpet av et langt veiledningsforhold inngår både produktive og kreative faser, og mer utfordrende faser. Dersom kandidat eller veileder finner at den annen part ikke overholder sine forpliktelser, skal dette tas opp med den annen part. Partene skal i fellesskap søke å finne en løsning på den situasjonen som er oppstått. Ph.d.-kandidat og veileder kan ved enighet be doktorgradsutvalget om å oppnevne ny veileder for kandidaten. Dersom partene etter drøfting ikke kommer til enighet om hvordan situasjonen skal løses, kan kandidat og veileder sammen eller hver for seg be fakultetet om å oppnevne ny veileder for kandidaten. Veileder kan ikke fratre før ny veileder er oppnevnt. Institutt-/avdelingsleder må godkjenne en endring i veiledningsforholdet før vedtak fattes.

Forhold rundt skifte av veileder er nærmere beskrevet i Avtale ved opptak til ph.d.-utdanningen.

Etiske retningslinjer for veileder

Mer informasjon om ph.d.-veileders rolle er tilgjengelig her.

Driftsmidler

Disse midlene kan brukes til å dekke utgifter som er knyttet til forskerutdanningen. Dette inkluderer kurs- og konferansedeltakelse, bøker, utstyr, kunstnerisk produksjon, feltarbeid, språkvask eller andre relevante kostnader for forskerutdanningen.

Det er viktig å merke seg at innkjøpt utstyr forblir UiS sin eiendom. Driftsmidlene kan overføres fra år til år, slik at ubrukte midler kan benyttes senere i studieløpet. Midlene kan disponeres så lenge du er ansatt som stipendiat.

Ph.d.-kandidater som er eksternt finansiert får  driftsmidler fra sin arbeidsgiver. 

Praktisk informasjon om innkjøp

• Alle innkjøp skal hovedsakelig foretas gjennom tjenesteportalen til UiS
• Driftsmidler tilknyttet en ph.d.-stipendiat får et unikt tiltaksnummer (IN-xxxxx). Dette nummeret må oppgis ved alle innkjøp i tjenesteportalen
• Alle reiser i forbindelse med forskerutdanningen må søkes om på forhånd og godkjennes av nærmeste leder i SAP-systemet. I etterkant av reisen registreres reiseregning i SAP. 

Utenlandsopphold

Et forskningsopphold i utlandet skal i første rekke bidra til å etablere og videreutvikle internasjonalt forskningssamarbeid, og det skal gi nye innfallsvinkler til arbeidet med avhandlingen. Det er derfor viktig at besøksinstitusjon og aktuelt forskningsmiljø velges med omhu, og i samarbeid med veileder. For å øke sannsynligheten for at oppholdet blir faglig nyttig og relevant, skal det fortrinnsvis skje ved en institusjon hvor kandidat, veileder eller fagmiljø på UiS allerede har etablert samarbeid.

Et utenlandsopphold kan også være en fordel med tanke på en framtidig forskerkarriere. Internasjonal erfaring kan fremme utvikling av selvstendighet blant unge forskere og styrke sjansene for å nå frem på internasjonale konkurransearenaer.  

Et utenlandsopphold vil ofte kreve en del ekstraarbeid, men det blir likevel sterkt anbefalt. Et forskningsopphold i utlandet vil kunne gi kandidaten nye impulser, og i tillegg til den faglige nytten vil de fleste ha stor personlig nytte av et slikt opphold, både i forhold til nettverksbygging, språk, kultur og sosialt bekjentskap. Mange opplever også at et utenlandsopphold gir bedre muligheter for sammenhengende tid til forskning. Et opphold i et engelskspråklig land gir også nyttige språkkompetanse, noe som vil kunne lette publiseringsarbeidet.

Det finnes mange måter å finansiere et utenlandsopphold på. Kandidater finansiert av NFR kan få finansiering gjennom Norges Forskningsråds stipendordning, andre kan ha midler som ligger i forskningsprosjektet eller fra arbeidsgiver.

UiS har en egen stipendordning for utenlandsopphold som er tilgjengelig for kandidater som ikke har mulighet til å oppnå finansiering fra andre kilder. Mobilitetsordningen omfatter alle kandidater som er tatt opp ved UiS sine egne ph.d.-program, og stipendene bevilges i henhold til NFRs gjeldene satser for utenlandsstipend. Midlene skal brukes til å dekke etablerings- og merutgifter ved forskningsopphold i utlandet. Les mer om ordningen i Retningslinjer for tildeling og bruk av mobilitetsmidler. Ta kontakt med din ph.d.-koordinator for å sjekke gjeldende praksis på ditt fakultet.

Mobilitetsportalen på intranett gir deg tips og råd til hvordan et utenlandsopphold kan planlegges.

Pliktarbeid

Pliktarbeidet utføres normalt ved instituttet. Arbeidsgiver, som i det tilfellet vil være instituttleder, råder over den tiden som er satt av til pliktarbeid, men har arbeidsgiveransvar i hele studieperioden.

Pliktarbeidet skal planlegges i samarbeid mellom kandidat, veileder og arbeidsgiver/instituttleder før utfylling av del A av Avtale ved opptak til ph.d.-utdanning. Det skal være klart definert hvilket arbeid som er ment å inngå i pliktarbeidet. Arbeidet bør så vidt mulig ha relevans for ph.d.-utdanningen og være meritterende arbeid som undervisning, utføring av forskningsoppdrag, administrativt arbeid på prosjekter, eller deltakelse i instituttets/institusjonens utvalg. Administrative plikter bør begrenses i størst mulig grad og bør normalt ikke utgjøre mer enn ti prosent av den samlede arbeidstid på årsbasis. Arbeidsgiver må påse at arbeidsoppgavene ikke går utover den fastsatte rammen for pliktarbeid.

Forskningsetikk

Det er en prioritert oppgave for UiS at ph.d.-utdanningen har en tydelig bevissthet omkring forskningsetiske normer og retningslinjer. De forskjellige forskningsområdene ved Universitetet i Stavanger har sine særskilte etiske utfordringer.

Ph.d.-kandidater og veiledere har felles ansvar for at kandidatene gjør seg kjent med gjeldende forskningsetikk og de relevante forskningsetiske retningslinjene, med særlig vekt på god henvisningsskikk og reglene for medforfatterskap (Vancouverreglene). Både kandidater og veiledere skal, i opptaksavtalen, signere på at de er kjent med dette ansvaret.

De nasjonale forskningsetiske komiteer har utarbeidet retningslinjer for å hjelpe forskere og forskersamfunnet med å reflektere over sine etiske oppfatninger og holdninger, bli bevisst normkonflikter, styrke godt skjønn og evnen til å treffe velbegrunnede valg mellom motstridende hensyn. Mer informasjon om forskningsetikk ved UiS er tilgjengelig på våre intranett-sider. 

Framdriftsrapportering

Rapporten skal ta utgangspunkt i endelig plan for ph.d.-utdanningen, og opplyse om alle avvik fra denne planen (finansiering, opplæringsdel, publisering, utenlandsopphold og øvrige faktorer som har påvirkning på faglig fremdrift).

Ph.d.-kandidat og hovedveileder rapporterer separat i et elektronisk skjema som ligger i Studentweb (sjekk med ditt fakultet). Fakultetets ph.d.-koordinator sender ut påminnelse med lenke i god tid før rapporteringsfristen, og sørger for at ph.d.-kandidatens og veilederens instituttleder får kopi av rapportene før de tas opp i doktorgradsutvalget.

Den årlige fristen for rapportering er 31. januar. Første rapportering skjer tidligst tre måneder etter opptak.

Doktorgradsutvalget behandler innkomne rapporter og etterlyser manglende rapporter. I tilfeller der framdriften er for langsom i forhold til utdanningsplanen, uten at dette skyldes noen form for permisjon fra studiet, vil doktorgradsutvalget i samarbeid med instituttleder søke å finne frem til tiltak som kan bedre framdriften. Dette vil skje i samarbeid med ph.d.-kandidat, instituttleder og/eller veileder.

Kandidat og veileder har et likeverdig ansvar for rapportering. Manglende eller mangelfull framdriftsrapportering fra kandidaten kan medføre tvungen avslutning av ph.d.-utdanningen før opptaksperiodens utløp, jf. ph.d.-forskrift § 2-7. Veiledere som unnlater å følge opp rapporteringsplikten kan bli fratatt veilederansvaret.

Ph.d.-kandidater skal i tillegg ha medarbeidersamtaler på lik linje med andre ansatte. For kandidater med tilsettingsforhold til UiS er det instituttleder som gjennomfører medarbeidersamtalene/utviklingssamtalene. Fremdriftsrapporten kan med fordel være et naturlig utgangspunkt for disse samtalene.

Midtveisevaluering

Midtveisevalueringen er av stor betydning i kandidatens arbeidsprosess. Den gir kandidaten mulighet til en diskusjon med fagfeller om ph.d.-prosjektet mens det ennå er anledning til å korrigere og utvikle alle elementene i forskningsdesignet og dets indre konsistens.

Midtveisevaluering foregår gjerne i form av et offentlig seminar. Varigheten kan variere fra fakultet til fakultet, men ligger som regel på om lag to timer. Sammensetning av evalueringsgruppen kan også variere. Ved Fakultet for utdanningsvitenskap og humaniora er det f. eks. obligatorisk med minst ett eksternt medlem. Det er derfor viktig for veileder(e) og kandidat å tidlig sette seg inn i retningslinjene ved det aktuelle fakultetet.

Dersom evalueringsgruppen rapporterer om vesentlige svakheter ved forskningsarbeidet skal det iverksettes tiltak for å korrigere situasjonen.

90%-seminar og avslutningsseminar

For kandidater på ph.d. i samfunnsvitenskap og ph.d.-studium i helse og medisin avholdes 90%-seminar mot slutten av ph.d.-løpet før kandidaten innleverer sin avhandling til bedømmelse. Seminaret er som regel offentlig og består av en samtale mellom kandidat og kommentator som har som oppgave å vurdere og gi kritiske og konstruktive synspunkter på avhandlingsarbeidet. Formålet er å gi kandidaten muligheter til å forbedre arbeidet i sluttfasen og å forberede seg til disputas.

Ved Fakultet for utdanningsvitenskap og humaniora avholdes et obligatorisk avslutningsseminar. Det er beregnet på ph.d.-kandidater som er i ferd med å levere avhandlingen til bedømmelse. Seminaret gir informasjon om prosedyrene rundt innlevering, disputas og kreering - samt gode råd på veien.

Bibliotekets støttetjenester

Universitetsbiblioteket har samlet samlet tjenester og ressurser du ofte har bruk for i starten av prosjektet på sin side For deg som skriver ph.d.. Her finner du også råd og veiledning om publiseringsprosessen.

På nettsidene til Universitetsbiblioteket kan du finne mye viktig informasjon og nyttige lenker. Her kan du søke i databaser over bøker og vitenskapelige tidsskrifter, elektroniske oppslagsverk og ordbøker, offentlig informasjon, statistikker, standarder, m.m. På nettsidene finner du også informasjon om skriving, publisering, litteraturovervåking, og om registrering i Cristin samt elektronisk publisering i UiS Brage. Biblioteket hjelper med vurdering av forskningspublikasjoner, slik at du finner rett tidsskrift for din artikkel. Kanskje det er et tidsskrift som publiseres Open Access?

For å holde orden på referansene dine og for å lage gode litteraturlister tilbyr biblioteket referansehåndteringsprogrammet EndNote. Biblioteket holder kurs og gir veiledning i litteratursøk og EndNote. Dessuten kan du via bibliotekets hjemmeside få tilgang til nettstedet PhD on Track, som gir ph.d.-kandidater nyttige råd med tanke på utfordringer de kan støte på i forskningen sin. Se kursoversikt på bibliotekets hjemmeside, eller kontakt Universitetsbiblioteket for mer informasjon.

Universitetsbiblioteket kan også raskt skaffe artikler og bøker gjennom det internasjonale biblioteknettverket.

Utviklingskurs og faste arrangement

Permisjon, sykdom og studentombud

Godkjente permisjoner, lengre sykefravær, pliktarbeid og avtalte deltidsstudier regnes ikke med i gjennomføringstiden når UiS rapporterer om denne til departementet. Som ansatt ved UiS har du tilgang til bedriftshelsetjenesten der du bl.a. kan få fysisk og psykologisk hjelp. 

Studentombud

Studentombudet er en uavhengig instans ved UiS som bistår og rådgir studenter og doktorgradskandidater i saker knyttet til studiesituasjonen. Studentombudet skal bidra til at saker løses på lavest mulig nivå. Det kan i utgangspunktet ta alle sakstyper som angår studentene, men tar ikke stilling til faglige spørsmål. Du finner studentombudet i Kitty Kiellands hus, 2. etg, over SIS Bok. E-postadresse er: studentombudet@uis.no.

Huskeliste for kandidat

Huskeliste for veileder

• Veileder skal rådgi kandidaten når det gjelder forslag til ph.d.-kurs, både kurs tilbudt ved UiS og eksternt. Doktorgradsutvalget skal godkjenne kursene som inngår i opplæringsdelen.
• Begynn planleggingen av et utenlandsopphold så tidlig som mulig, og rådgi ph.d.-kandidaten i valg av institusjon og fagmiljø, slik at utenlandsoppholdet gir størst mulig faglig utbytte og bidrar til aktuelt prosjekt.
• Fremdriftsrapport på fastsatt skjema skal leveres innen 31. januar hvert år.
• Gjør kandidaten kjent med gjeldende forskningsetiske retningslinjer.