Dersom det ikke er mulig å gjennomføre intervju med oppmøte, vil det være mulig å benytte Teams for å gjøre lydopptak av intervjuet.
Studenter som jobber på privat pc
Det er ikke tillat å gjøre video- eller lydopptak gjennom opptaksknappen i Teams.
Ved gjennomføring av intervju i Teams må man bruke egnet frittstående enhet for lydopptak og gjennomføre sikringstiltak som nevnt nedenfor.
Hva slags data kan man samle inn ved bruk av Teams?
Hvis man følger retningslinjene beskrevet her er det mulig å gjøre opptak av lyd som inneholder data klassert opptil røde data. Røde data kan være data som beskrives som høyrisikoprosjekter. Alle lydopptak som gjøres i intervju bør i utgangspunktet klasseres som røde data, eller det som i loven kalles særskilte kategorier personopplysninger. Bakgrunnen for dette er at man ikke på forhånd alltid kan kontrollere hva intervjuobjektet vil formidle.
- Høyrisikoprosjekter er prosjekter som har tema som omfatter sensitive opplysninger.
- Høyrisikoprosjekter kan også være prosjekter som omhandler sårbare grupper.
Forutsetninger for lydopptak gjennom Teams
1. Frittstående enhet for lydopptak
Nettskjema-diktafon-app er en tjeneste som er tilgjengelig for alle studenter og ansatte gjennom Nettskjema. Nettskjema diktafon app opprettes som ett skjema i Nettskjema og lastes ned som en app på din private telefon. Når du gjennomfører intervju i Teams, må du aktivere Nettskjema diktafon app på din telefon og lyden fra Teams-intervjuet vil bli tatt opp gjennom denne appen og lagret på sikkert område i Nettskjema.
Alternativ kan man lagre lydopptak i Teams gjennom en kryptert analog diktafon. Kostnader rundt anskaffelse av kryptert diktafon må dekkes av studenten selv. Kravet til kryptering er for å hindre at dataene blir tilgjengelige dersom man mister diktafonen.
2. Krav til sikkerhet ved gjennomføring av intervju i Teams:
- Logg på Teams med din UiS/Feide pålogging.
- Møtelenke må ikke deles åpent, del den kun med respondenten.
- Ikke bruk opptaksfunksjonen i Teams.
- Ved lydopptak, bruk Nettskjema diktafon-appen som beskrevet ovenfor.
- Det skal benyttes lobby/venterom for å slippe inn riktige personer i møtet.
Se også Retningslinjer for behandling av personinformasjon i studentprosjekter